El e-RUT remplaza la cedula Rut plástica

Durante muchos años, cada vez que una persona iba a comprar a nombre de una empresa y quería que le emitieran una factura, lo habitual (El Rincón Tributario) era que le pidieran la antigua cédula RUT de la empresa. Esa tarjeta plástica (o incluso la vieja cartulina) era casi obligatoria en el uso diario, la cual se debía mostrar en supermercados, ferreterías, estaciones de servicio, restaurantes, proveedores o cualquier comercio donde se quisiera comprar "con factura". Sin esa cédula, muchas veces simplemente no emitían la factura a nombre de la empresa.

Ese fue, probablemente, el cambio más visible que trajo el e-RUT. No se trató solo de modernizar un documento tributario, sino de (El Rincón Tributario) reemplazar una práctica muy cotidiana, dejar de andar con una tarjeta física de la empresa y pasar a usar una Cédula RUT Electrónica, que puede llevarse como PDF, impresa o incluso en el celular.

El e-RUT comenzó a utilizarse el 1 de julio de 2016, conforme a la Resolución N° 56, de 22 de junio de 2016, emitida por el Servicio de Impuestos Internos (SII). Esta resolución incorporó y reguló el uso de la Cédula RUT Electrónica, (El Rincón Tributario) permitiendo que la identificación tributaria del contribuyente ya no dependiera de una tarjeta plástica, sino de un documento electrónico descargable desde el sitio web del SII.

En términos generales, el RUT es el número de identificación tributaria de la empresa o contribuyente, mientras que el e-RUT es el documento (El Rincón Tributario)  electrónico que permite acreditar ese número. Es decir, el RUT sigue siendo el mismo, lo que cambió fue la forma de demostrarlo ante terceros.

Antes, si una empresa mandaba a un trabajador, socio, administrador o encargado a comprar, esa persona normalmente debía llevar la cédula RUT física de la empresa para pedir factura. Hoy, esa misma función la cumple el e-RUT, que puede (El Rincón Tributario) exhibirse desde un archivo PDF, una copia impresa o un dispositivo móvil. Por eso, en la práctica, cuando alguien dice "mándame el e-RUT de la empresa", normalmente se refiere al PDF del e-RUT.

Este PDF contiene la información de identificación tributaria del contribuyente, como su RUT, razón social, domicilio y otros (El Rincón Tributario) antecedentes. Además, puede estar asociado a un usuario autorizado para portarlo. Esto es importante, porque no cualquier persona debería usar el e-RUT de una empresa para pedir facturas, debe tratarse de alguien autorizado para ello.

El cambio no fue inmediato de un día para otro. Las antiguas cédulas RUT en plástico fueron emitidas solo para solicitudes realizadas hasta el 30 de junio de 2016. Luego, tanto esas tarjetas plásticas como las antiguas cédulas (El Rincón Tributario) en cartulina mantuvieron vigencia hasta el 31 de diciembre de 2017. Desde el 1 de enero de 2018, el e-RUT pasó a ser el único documento válido para identificar tributariamente al contribuyente, dejando atrás definitivamente el plástico y la cartulina.

Cabe destacar que este cambio se relaciona también con la Resolución N° 6289 de 1998, del SII, que regulaba la emisión de facturas y guías de despacho en ventas realizadas en locales de atención directa al público. En términos (El Rincón Tributario) prácticos, esa norma establece que, para emitir una factura a nombre de un contribuyente, se exhibiera la cédula RUT correspondiente y también la cédula de identidad de la persona que realizaba la compra.

Con la llegada del e-RUT, esa regla no desapareció, sino que se adaptó al mundo digital. La persona que compra a nombre de la empresa ya no necesita mostrar la vieja tarjeta plástica, sino que puede exhibir el e-RUT, ya sea impreso o desde su teléfono. Junto con ello, normalmente debe presentar su cédula de identidad, porque el comercio debe saber quién está realizando la compra y a nombre de qué contribuyente se está solicitando la factura.

Esto explica por qué el uso más común del e-RUT no es necesariamente un trámite sofisticado ante el SII, sino algo mucho más diario, comprar a nombre de la empresa y pedir factura. Si no se exhibe el e-RUT, lo más probable es que el comercio no emita factura a nombre de la empresa y, en su lugar, emita una boleta como venta al consumidor final.

Pero también hay que tener cuidado, puesto que al tener el e-RUT no significa que cualquier compra pueda facturarse a nombre de la empresa. La factura debe corresponder a una operación relacionada con el giro o actividad del contribuyente. Por ejemplo, si una empresa de construcción compra herramientas o materiales, resulta lógico solicitar factura. Pero si se trata de una compra personal, familiar o ajena al giro de la empresa, lo correcto sería emitir boleta y no factura.

El SII ha reforzado este punto especialmente respecto de compras en supermercados y restaurantes, recordando que no corresponde usar facturas para gastos personales disfrazados de gastos de empresa. Por eso, el e-RUT facilita la identificación, pero no autoriza por sí solo a transformar cualquier consumo en un gasto empresarial.

Otro punto importante es que el e-RUT no es un poder. Que una persona tenga el PDF del e-RUT o aparezca autorizada para portarlo no significa automáticamente que pueda representar legalmente a la empresa, firmar contratos o tomar decisiones en su nombre. El e-RUT sirve para identificar tributariamente al contribuyente y para permitir, en la práctica, operaciones como pedir factura, pero las facultades legales de representación deben acreditarse con escrituras, mandatos, poderes o certificados correspondientes.

En mi opinión, el e-RUT fue un cambio necesario y bastante práctico. Eliminó la dependencia de una tarjeta que podía perderse, deteriorarse o quedar en manos de una sola persona, y permitió que la identificación tributaria pudiera llevarse en un simple PDF o en el celular. Sin embargo, también exige responsabilidad, no debe usarse para pedir facturas por compras personales, debe mantenerse actualizado y conviene verificar que quien lo porta esté realmente autorizado.

En definitiva, el e-RUT reemplazó una escena muy común en la vida empresarial chilena,  sacar la tarjeta plástica del RUT para pedir factura. Desde el 1 de julio de 2016 comenzó su uso, y desde el 1 de enero de 2018 dejó atrás definitivamente al plástico y la cartulina. Hoy el e-RUT puede llevarse como PDF, impreso o en el celular, y su principal utilidad práctica sigue siendo la misma de siempre, acreditar que una compra se hace a nombre de una empresa o contribuyente, para que pueda emitirse correctamente la factura.

Por Juan Carlos Moscoso G.