En el complejo entramado de la (El Rincón Tributario) contabilidad, existe un registro que, aunque quizás menos mediático que el "Libro Mayor", es absolutamente crucial para la salud contable y tributaria de cualquier negocio, donde la trazabilidad de los bienes es clave. Existe una obligación tributaria que suele pasar desapercibida, pero que puede tener consecuencias importantes ante una fiscalización del Servicio de (El Rincón Tributario) Impuestos Internos (SII), es el denominado “Libro de Control de Existencias”, este valioso libro, que ha evolucionado con el tiempo, es el custodio de la vida de cada producto, materia prima o mercadería que transita por una empresa.
Esta obligación fue instaurada
por el SII, a través de la Circular
N°130, del 23 de octubre de 1975 (esta disposición está basada en la Resolución
N° 985, del 25 de septiembre de 1975), y su propósito es permitir al (El Rincón
Tributario) Servicio de Impuestos Internos (SII) verificar los movimientos de
inventario de ciertos contribuyentes, como una herramienta de control cruzado
respecto de las compras, ventas y producción declarada por las empresas. Esta
normativa, pionera en su época, sentó las bases para el control detallado de
los inventarios en (El Rincón Tributario) Chile, buscando asegurar una correcta
determinación de la renta y una fiscalización eficiente.
Sin embargo, la resolución
mencionada no impone esta obligación a todas las empresas. La norma establece
que (El Rincón Tributario) únicamente deben llevar el 'Libro de Control de
Existencias' aquellas que cumplan con ciertos requisitos específicos.
La norma solo establece que
deben cumplir esta obligación:
A. Las
industrias manufactureras
B. Las
empresas importadoras
C. Los
comerciantes mayoristas
Esto es, siempre que se reúna
alguno de los siguientes requisitos:
a) Capital
efectivo al iniciar el ejercicio superior a 150 UTA.
b) Que
le monto de compras (El Rincón Tributario) de materia prima o insumos o de
mercaderías generales en el ejercicio anterior haya excedido de 450 UTA,
cualquiera sea el monto Capital Efectivo.
En el caso de los
Importadores, estos pueden encontrarse en las siguientes situaciones:
1. Importador sólo con ventas al por menor,
NO esta obligados a llevar el Registro de Existencia, aun cuando su capital
efectivo o compras excedan (El Rincón Tributario) de los límites mencionados,
ya que se tratan como COMERCIANTES MINORISTAS
2. Importador que vende al por mayor y
también al por menor, en este caso, el Servicio considera que predomina
en ellos la calidad de comerciante mayorista, quedando por tanto obligado a
llevar el Libro control de (El Rincón Tributario) Existencias si cumple con los
montos de capital efectivo y compras, indicados precedentemente.
Adicionalmente, el SII se
reserva el derecho de exigir este libro a otras empresas, en función de sus
características específicas o de los antecedentes que maneje el Servicio.
El "Libro de
Existencias" es mucho más que un simple conteo. Es un historial
pormenorizado que registra cada movimiento de (El Rincón Tributario) los
bienes. La Circular
N° 130 de 1975 fue clara en los datos mínimos que debía contener, elementos
que siguen siendo la base para los sistemas de inventario modernos:
·
Fecha de cada operación.
·
Concepto de movimiento: Si entró por compra,
salió por venta, se usó en producción, fue un ajuste, etc.
·
Unidades: Cantidades que ingresan, que egresan y
los saldos en stock.
·
Valores: Costo unitario y total de cada entrada
y salida, así como los saldos valorizados.
Además, permite registrar
existencias por separado según bodegas o centros de costo, ofreciendo una
visión granular de dónde (El Rincón Tributario) se encuentra cada elemento y a
qué valor.
La relevancia de este libro,
permite mantener una trazabilidad de los bienes comprados o fabricados se
correspondan con las ventas realizadas (El Rincón Tributario) y los ingresos
declarados. Es, en esencia, un respaldo de la gestión contable y tributaria.
En sus inicios, el “Libro de
Control de Existencias” se llevaba en formato físico, empastados, con folios
legalizados y timbrados por el Servicio de Impuestos Internos (SII), y
registros eran efectuados en forma manual (El Rincón Tributario) o
mecanografiada. Con el avance de la tecnología, su soporte ha evolucionado
profundamente, aunque su finalidad sigue siendo la misma.
Actualmente, este libro ha
dejado atrás el papel para integrarse a modernos sistemas de gestión
empresarial (ERP) y software contables o de inventario, los cuales permiten
automatizar el registro, control y valorización de las existencias (El Rincón
Tributario) en tiempo real. Estos sistemas generan reportes detallados con
facilidad, cumpliendo con los requisitos del SII, dejando atrás aquella legalización
física, pero con la exigencia de que la información sea fidedigna, rastreable y
siempre disponible para fiscalización.
Cabe destacar, que para mantener
este libro en un “formato digital”, se deben cumplir ciertos requisitos:
·
Debe ser rastreable y verificable
·
Debe permitir la fiscalización electrónica
·
Tiene que contar con una foliación válida, aunque
sea digital
·
El contribuyente debe resguardar la integridad y
disponibilidad del archivo por al menos 6 años
El no llevar este libro,
cuando corresponde, puede derivar en sanciones tributarias o en la observación
de las declaraciones anuales del contribuyente.
En un Chile que avanza hacia
la digitalización total, el espíritu de la Circular N°
130 de 1975 permanece inalterable: la necesidad (El Rincón Tributario) de
un control riguroso de las existencias. Es un recordatorio de que cada producto
en un estante, cada materia prima en una bodega, no es solo un bien físico,
sino un dato vital que cuenta la historia financiera de un negocio y determina
su futuro tributario.
A continuación, exponemos un cuadro resumen de forma
clara y visual los aspectos clave del libro de control de existencias conforme
a la normativa del SII.
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LIBRO DE CONTROL DE
EXISTENCIAS (Circular N°130, del 23 de
octubre de 1975) |
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Ítem |
Detalle |
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Objetivo del Libro |
Permite mantener una trazabilidad de los bienes comprados o fabricados se (El Rincón Tributario) correspondan con las ventas realizadas o consumidos y los ingresos o egresos declarados |
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Obligados a llevar este libro |
Los obligados a llevar este libro son: A.
Las industrias manufactureras B.
Las empresas importadoras C.
Los comerciantes mayoristas ·
Si capital efectivo es mayor a 150 UTA, o · -Compras de materias primas/mercaderías sean mayor a 450 UTA |
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Elementos del Registro |
Se exige registrar: •
Fecha de factura •
Orden de fabricación/hoja de costo •
Número de factura •
Nombre del proveedor · Valor unitario (compra o fabricación), cantidades (entradas, salidas, saldos) |
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Forma de llevar el libro |
En sus inicios este libro se debía llevar en libros foliados y empastados, y timbrados (El Rincón Tributario) por el SII. En virtud del avance tecnológico es aceptado este libro en un sistema digital, que se pueda respaldar aceptado en sistema digital que se pueda respaldar, que sea integro, que pueda ser rastreable y tenga foliación electrónica autorizada por el SII. |
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Normativa |
•
Resolución N° 985,
del 25.09.1975 •
Circular N.º 130,
del 23.10.1975 •
Circular N.º 14,
del 10.02.1976: complementa instrucciones sobre registro de
existencias •
Circular N. º 121,
del 25.10.1976: complementa ambas anteriores, reforzando
requisitos. |
Por Juan Carlos Moscoso G.
