Los Reembolsos de Gastos

 

En el mundo de los negocios es muy común que una empresa, profesional o mandatario pague ciertos gastos por cuenta de (El Rincón Tributario) otra persona y luego pida que se los devuelvan. Puede ocurrir con una agencia que organiza un evento, un abogado que paga derechos por su cliente, un corredor que asume costos operativos por cuenta de un mandante o una empresa que contrata servicios de terceros para cumplir un encargo.

A primera vista parece una operación simple, alguien pagó algo por otro y luego recupera exactamente lo desembolsado. Pero desde el punto de vista tributario, (El Rincón Tributario) esa operación no debe tratarse a la ligera. Si se cumplen ciertos requisitos, estamos frente a un verdadero reembolso de gastos. Si no se cumplen, el SII podría considerar que en realidad se está cobrando un servicio, una comisión, una remuneración o una recuperación de costos propios.

La idea central es sencilla, un reembolso verdadero no genera utilidad para quien lo recibe. Solo le devuelve un gasto que asumió por cuenta de otro. Por eso, en principio, no debería constituir ingreso para quien recibe la devolución ni (El Rincón Tributario) quedar afecto a IVA. Pero para llegar a esa conclusión no basta con escribir "reembolso" en una factura, correo o planilla. Lo importante es la realidad de la operación.

La base de esta figura está en el contrato de mandato. El artículo 2158 del Código Civil obliga al mandante a reembolsar (El Rincón Tributario) al mandatario los gastos razonables causados por la ejecución del encargo. Desde esa lógica, el SII ha construido su doctrina, para que exista un reembolso tributariamente reconocido debe haber una persona que actúa por cuenta de otra, incurre en gastos para cumplir ese encargo y luego rinde cuenta de lo pagado.

El SII ha reiterado este criterio en distintos pronunciamientos. En el Oficio N° 1646 de 2009 señaló que, para estar en presencia de un reembolso de gastos, es necesario que exista un contrato de mandato, que las sumas estén (El Rincón Tributario)  destinadas a reembolsar gastos incurridos por el mandatario y que se cumplan copulativamente los requisitos exigidos por la jurisprudencia administrativa. Cumplidos esos requisitos, las sumas reembolsadas no se encuentran afectas a impuesto y no deben facturarse, porque no constituyen el pago de un servicio.

Los requisitos que deben cumplir para que se configure un reembolso de gastos, son los siguientes:

·         Debe existir un encargo real;

·         El gasto debe hacerse por cuenta del mandante;

·         Los pagos deben corresponder a terceros y no a costos propios del mandatario;

·         Los desembolsos deben estar individualizados;

·         Debe existir documentación fidedigna; debe rendirse cuenta; y

·         El monto reembolsado no debe incluir margen, utilidad, comisión ni recargo.

Esto último es muy importante. Si una persona paga $1.000.000 por cuenta de su cliente y luego cobra exactamente $1.000.000, puede haber (El Rincón Tributario) un reembolso. Pero si cobra $1.100.000, ese exceso de $100.000 ya no es reembolso:, sino que sería una remuneración, comisión o utilidad. Y esa parte sí puede quedar afecta a los impuestos que correspondan.

También debe distinguirse entre gastos de terceros y costos propios. Si una agencia paga el arriendo de un salón por cuenta de su cliente y luego lo cobra con el respaldo correspondiente, ese monto podría tratarse como (El Rincón Tributario) reembolso. Pero si la agencia cobra "gastos administrativos", "horas de equipo interno", "uso de oficina", "gestión operativa" o "costos generales", probablemente no estamos frente a un reembolso puro, sino ante parte del precio del servicio.

Una de las preguntas más habituales es qué documento debe emitirse para cobrar un reembolso. La respuesta del SII ha sido consistente, manifestando que si se trata de un verdadero reembolso de gastos, no corresponde emitir factura afecta a IVA ni factura exenta o no afecta por (El Rincón Tributario)  ese monto. En el Oficio N° 1.431 de 2008, el SII indicó que la recuperación de gastos incurridos por un mandatario al contratar servicios por cuenta de terceros no configura el hecho gravado "servicio" y que, para documentarla, basta un documento interno que acredite fehacientemente la operación, sin perjuicio del IVA que pueda afectar a la comisión del mandatario.

La misma línea se observa en el Oficio N° 1.114 de 2018, donde el SII señaló que las sumas reembolsadas mediante una rendición de cuentas no remuneran un servicio del mandatario, sino que constituyen meros reembolsos efectuados en cumplimiento del mandato. Por eso, no procede emitir factura afecta, exenta o no afecta por (El Rincón Tributario) esas cantidades. Además, el Servicio recordó que, mientras no exista rendición de cuentas, el mandante no puede simplemente rebajar el desembolso como gasto tributario, primero debe existir una rendición que permita verificar la naturaleza y monto del gasto.

Este criterio sigue vigente incluso después de la Ley N° 21.420, que amplió el hecho gravado con IVA a los servicios en general a contar del 1 de enero de 2023. En el Oficio N° 766 de 2023, el SII confirmó que, tratándose de (El Rincón Tributario) un mandato con o sin representación, la mera recuperación de gastos en que incurre el mandatario por servicios contratados con terceros en cumplimiento del encargo no se encuentra gravada con IVA, porque esas sumas no remuneran una prestación de servicios del mandatario al mandante.

Por lo mismo, la documentación práctica del reembolso suele descansar en tres elementos: el contrato o cláusula de mandato, la rendición de cuentas y los respaldos del gasto. La rendición debería indicar, al menos, quién fue el proveedor, (El Rincón Tributario) qué se pagó, cuándo se pagó, por qué monto, por cuenta de quién se incurrió en el gasto y cómo se relaciona con el encargo. A eso deben acompañarse facturas, boletas, comprobantes de pago, contratos, recibos u otros documentos que permitan acreditar la operación.

El Oficio N° 622 de 2022 también es relevante en esta materia, porque vuelve sobre la idea de que el reembolso no debe confundirse con una operación afecta a IVA cuando no remunera una venta ni un servicio, sino que corresponde a la restitución de (El Rincón Tributario) gastos efectuados por cuenta de un tercero. En la práctica, este oficio refuerza que lo determinante no es la etiqueta usada, sino que exista un verdadero mandato, una rendición clara y documentación suficiente que respalde el gasto.

Desde el punto de vista del Impuesto a la Renta, el reembolso puro no debería ser ingreso para quien lo recibe, porque no aumenta su patrimonio. Lo correcto suele ser tratarlo contablemente como una cuenta por cobrar o por pagar, no como (El Rincón Tributario) un ingreso operacional. En cambio, la comisión, honorario o remuneración que cobre el mandatario por realizar el encargo sí constituye ingreso y debe documentarse y tributar conforme a las reglas generales.

Para el mandante, el gasto reembolsado podrá ser deducible solo si cumple los requisitos generales del artículo 31 de la Ley sobre Impuesto a la Renta (LIR). Es decir, no basta con haber reembolsado el monto. El gasto debe estar vinculado al giro, ser necesario o apto para producir renta, estar pagado o adeudado, encontrarse acreditado (El Rincón Tributario) fehacientemente y no estar prohibido por la ley.

En definitiva, el reembolso de gastos es una figura perfectamente válida y muy útil en la operación diaria de las empresas. Pero debe usarse correctamente, un reembolso verdadero devuelve un gasto ajeno, en cambio un falso reembolso (El Rincón Tributario) puede esconder un servicio, una comisión o una utilidad. Y esa diferencia puede cambiar completamente el tratamiento tributario.

En general, si hay mandato, rendición, respaldo, gasto de terceros y ausencia de margen, probablemente (El Rincón Tributario) estamos frente a un reembolso. Si falta alguno de esos elementos, aumenta el riesgo de que el SII recalifique el pago.

Y si esta distinción ya es importante en operaciones locales, se vuelve todavía más sensible cuando el reembolso cruza fronteras. En la próxima publicación revisaremos los reembolsos de gastos transfronterizos, cuando una empresa chilena reembolsa gastos a una (El Rincón Tributario) matriz o aún tercero extranjero.

  

Por Juan Carlos Moscoso G.