Conservación de Facturas y Libros de Contabilidad

Es muy común que existan muchas dudas al respecto de cuanto tiempo conservar los libros de contabilidad y las facturas, boletas y otros documentos de respaldos.

Así el Código Tributario, en el inciso segundo del artículo 17, dispone que los libros de contabilidad, junto con la documentación correspondiente deben ser conservados por los contribuyentes mientras esté pendiente el plazo que tiene el Servicio de Impuestos Internos para la revisión de las declaraciones.

Por su parte, el artículo 200 del Código Tributario, establece para tales efectos un plazo de tres años, contado desde la expiración del plazo legal en que debió pagarse el respectivo impuesto, y excepcionalmente es de seis años cuando se tarta de impuestos sujetos a declaración cuando ésta no se hubiere presentado o la presentada fuere maliciosamente falsa.

De lo expuesto anteriormente se desprende que el Servicio de Impuestos Internos tiene un plazo legal de hasta 6 años para efectuar una revisión de los impuestos declarados por el contribuyente, los libros de contabilidad deberán ser conservados al menos durante este período como sus documentos de respaldo, contado desde la expiración del plazo en que debió efectuarse el pago de los impuestos que tienen como antecedente los respectivos libros de contabilidad. Ahora bien, debo hacer notar que estos plazos pueden verse aumentados, suspendidos o interrumpidos según las normas de prescripciones.

Así entendida, esta norma guarda armonía con la contenida en el artículo 58 de la Ley del IVA (Decreto Ley 825 de 1974), sobre impuestos a las ventas y servicios, que obliga a los contribuyentes sujetos a las disposiciones de dicho cuerpo legal a conservar los duplicados de las facturas y los originales de las boletas emitidas durante un lapso de seis años.

Con respecto a los libros de contabilidad, hay que hacer notar, que aquellos que detentan la calidad de comerciantes según el artículo 7 del Código de Comercio, deberán conservar dichos libros hasta el término de la liquidación de sus negocios en virtud de lo dispuesto por el artículo 44° del mismo Código de Comercio. Pero esta norma se refiere, solo a los libros exigidos por el Código de Comercio y no aquellos de índole tributaria, como el libro de compra ventas por dar un ejemplo.

Cabe señalar que, aplicando este último precepto legal que he señalado, la Superintendencia de Sociedades Anónimas, Compañías de Seguros y Bolsas de Comercio (actual Superintendencia de Valores y Seguros) ha establecido, por Circular 1.298, de 11 de Mayo de 1976, que las sociedades sujetas a su fiscalización "deberán conservar durante toda su existencia los libros de contabilidad, de sesiones de directorio, de Juntas y el Registro de Accionistas", pero esta normativa se refiere a libros y documentos de índole financiero y no tributario.

En mi opinión personal, se pueden presentar muchas situaciones particulares que nos hace necesario conservar los libros de contabilidad, facturas y documentos de respaldos mas allá del plazo de prescripción, ya que se pueden presentar situaciones contractuales con el Servicio de Impuestos Internos, y hay que considerar que el cumplimiento de la carga legal de la prueba, recae sobre el contribuyente, como podría darse a modo de ejemplo en la justificación de inversiones y en otras situaciones que he comentado publicaciones anteriores en este blog.

Publicaciones Recomendadas:

1.- “Prescripción de los Impuestos y el FUT”
2.- “Ley tapón, sobre Incentivo Tributario”
Prescripción Impuestos Renta Fiscal Chile Tributación

LEY TAPON, SOBRE INCENTIVO TRIBUTARIO: Ley 18.320

En el Diario Oficial de 17 de Julio de 1984, se publicó la Ley Nº 18.320, conocida como la “Ley Tapón”, que establece normas encaminadas a incentivar el cumplimiento de las obligaciones tributarias y propiciar en los contribuyentes una actitud positiva frente a dichas obligaciones.

Las normas establecidas en dicha ley, inciden directamente en los términos de prescripción de la acción fiscalizadora del Servicio de Impuestos Internos, en cuanto sólo permiten examinar declaraciones y verificar la corrección en la determinación y pago de los impuestos contemplados en el D.L. Nº 825, de 1974 (Ley de IVA), en un lapso inferior al que comprenden los plazos de prescripción del Código Tributario, y si la conducta del contribuyente es correcta en el lapso examinado (36 meses), el Servicio deberá abstenerse de revisar o examinar los períodos anteriores. En cambio, si se detecta que en el lapso que esta ley autoriza a examinar se han producido omisiones, retardos u otras irregularidades, el contribuyente puede quedar sujeto a una revisión total de sus antecedentes tributarios por todo el tiempo que, conforme al artículo 200º del Código Tributario, el Servicio dispone para ejercer sus facultades de revisión, y se procederá a liquidar y girar los impuestos o diferencias resultantes de la revisión, de acuerdo a las normas generales de dicho Código.

En consecuencia, la acción fiscalizadora del Servicio de Impuestos Internos, encaminada a controlar la correcta declaración, determinación y pago de los impuestos mensuales del Decreto Ley Nº 825, deben adecuarse a las disposiciones indicadas en el artículo único de la Ley Nº 18.320, entendiéndose que ellas priman en esos casos sobre el Código Tributario u otra norma legal, reglamentaria o instrucción que versen sobre la materia, si fueren contradictorias.

Enlace Relacionado “Prescripción de los Impuestos”

Ley Tapón Ley 18.320 IVA Tributación Tributaria Chile Fiscal Renta Prescripción

Prescripción de los Impuestos y el FUT

Sobre la prescripción en materias tributarias, el artículo 200 del Código Tributario, al fijar los plazos de tres y seis años dentro de los cuales el Servicio debe hacer uso de sus facultades para revisar, liquidar y girar los impuestos, establece que ellos deben contarse “desde la expiración del plazo legal en que debió efectuarse el pago” de dichos impuestos. Debo hacer presente además que los plazos de 3 y 6 años es la norma general, pero estos plazos pueden variar dependiendo de ciertas circunstancias que contempla la Ley, donde los plazos se podrían ampliar, suspender o interrumpir.

El Impuesto Global Complementario o Adicional, se devengan en el período del retiro o distribución de las utilidades de la empresa, y se hacen exigibles el día siguiente a aquél en que vence el plazo legal para su pago, esto es, desde el 1º de mayo del año siguiente al retiro o distribución de la renta.

Sólo desde ese día corren los plazos de prescripción del artículo 200 del Código Tributario, independientemente de la época en que las utilidades retiradas o distribuidas fueron devengadas o percibidas por las empresas que las generaron.

Por lo tanto, las empresas como norma general deben conservar los libros y documentos contables dentro de los plazos establecidos en el artículo 200 del Código Tributario, como mínimo 6 años. No obstante, si ellos respaldan operaciones que sirven de base para la determinación de un impuesto correspondiente a períodos no prescritos, tales libros y documentos deben ser conservados por el contribuyente por un plazo mayor, como ocurre por ejemplo, en los casos del FUT, en el cual se registran las utilidades tributables y el crédito de primera categoría asociado a dicha utilidad que tendrá como destino final la tributación con el impuesto global complementario o adicional, el registro de las pérdidas de arrastre, retiros en exceso, diferencia entre la depreciación normal y acelerada, así como también el registro separado de las utilidades no tributables.

Impuesto Global Complementario Impuesto Adicional Impuestos Renta Tributación Tributaria Chile Fiscal FUT Prescripción de Impuestos Plazos