Obligación de libros adicionales o auxiliares en Formato Electrónico

Bastantes inquietudes ha generado entre los contribuyentes la nueva obligación de emitir los libros adicionales o auxiliares en formato electrónico, según lo instruido por el Servicio de Impuestos Internos (SII) a través de la Resolución N° 13, del 09 de febrero de 2021.

Dicha Resolución, prescribe que aquellos contribuyentes autorizados u obligados a la sustitución de los libros contables o auxiliares mediante aplicaciones informáticas o sistemas tecnológicos, y aquellos contribuyentes que se adhirieron como emisores de Libros Contables Electrónicos, tendrían la obligación en primera instancia de generar los libros adicionales o auxiliares en formato electrónico.

Según lo comentado en el párrafo precedente se tendría en primera instancia lo obligación de emitir dichos libros en formato digital. No obstante, no son todos los libros auxiliares los que se deben emitir en formato electrónico, porque la misma resolución descarta aquellos libros adicionales o auxiliares que centralizan en el Libro Diario de contabilidad, como aquellos libros auxiliares o adicionales que sean informados en parte o en su totalidad en alguna declaración jurada enviada al SII. Por lo tanto en segunda instancia, vendría el descarte de aquellos libros auxiliares o adicionales que no se deben enviar al SII, sin embargo la mima norma señala que estos solo deben ser emitido y conservados en un formato digital, firmado electrónicamente por el contribuyente.

Entonces, en una tercera instancia es donde se deben determinar aquellos libros adicionales u auxiliares que deben ser generados electrónicamente al SII.  Entonces la duda que queda ¿Cuáles son aquellos libros adicionales u auxiliares que se deberían generar electrónicamente al SII?  Es aquí, donde el contribuyente deberá efectuar un checklist respecto de todos aquellos libros auxiliares o adicionales que le corresponden emitir en formato digital al SII, del universo de libros adicionales o auxiliares que le corresponde llevar.  

Las instrucciones del SII, no ha sido tan claras y precisas para determinar aquellos libros o adicionales que deben ser enviados al SII y cuáles no.

A continuación se desarrolla el tema a modo expositivo:

Obligación de libros adicionales o auxiliares en formato electrónico (Resolución N° 13, del 09 de febrero de 2021)
Obligados	·         Los contribuyentes autorizados u obligados a la sustitución de los libro contables o auxiliares  mediante aplicaciones informáticas o sistemas tecnológicos, conforme al inciso 4° o final del artículo 17 del Código Tributario. ·         Los contribuyentes que estén autorizados como emisores de Libros Contables Electrónicos, de acuerdo con las normas y procedimientos de la Resolución N° 150, del 29 de diciembre de 2005, o en aquella que la modifique o reemplace.
Que libros  auxiliares NO deben enviarse al SII	·         Aquellos libros adicionales o auxiliares que originen un registro o centralización periódica en el Libro Diario de contabilidad (señalado en la Resolución N° 150, del 29 de diciembre de 2005  o en aquella que la sustituya o reemplace). Los cuales deberán ser solamente emitido y conservados en un formato digital, firmado electrónicamente por el contribuyente. Ejemplo: Libro de existencias, Libro de Incobrables, Libro de Caja, Etc. ·         Aquellos libros que sean informados en parte o en su totalidad en alguna declaración jurada enviada al SII, los cuales deberán ser solamente emitido y conservados en un formato digital, firmado electrónicamente por el contribuyente. Ejemplo: Registro de Renta Líquida Imponible, Registro de Capital Propio, Registro de rentas empresariales, Libro de Remuneraciones, Libro de Retenciones, etc. ·    Aquellos libros adicionales o auxiliares del contribuyente que son generados por el Servicio de Impuestos Internos. Ejemplo: Registro de Compra y Ventas.
Cuáles son los libros que se deben enviar al SII	·         Aquellos libros adicionales o auxiliares que no se encuentren en las situación anterior (libros  auxiliares no deben enviarse al SII), deberán ser generados y conservados en un formato digital, firmado electrónicamente por el contribuyente y adicionalmente, se deberá generar un resumen en formato XML por cada periodo de cierre de los libros adicionales o auxiliares el cual debe ser firmado electrónicamente por el contribuyente y enviado a SII.
Cuál es el formato de los libros adicionales o auxiliares	·         El formato de los mencionados libros adicionales o auxiliares, este corresponderá al que origine la aplicación informática o sistema tecnológico que utilice el contribuyente.  El cual deberá contener la totalidad de los registros consignados en los respectivos libros y la suma total de todos los campos numéricos que lo conforman, lo anterior mediante dos filas: i. La primera fila donde se debe consignar en campo “Total Registros”, así como el nombre de los demás campos numéricos del respectivo libro adicional o auxiliar; y ii. La segunda fila donde se debe consignar la totalidad numérica asociada a cada campo señalado en la primera fila.
Obligación de Conservación	·         El contribuyente deberá firmar electrónicamente los libros auxiliares o adicionales y será  responsable de conservar, en forma segura durante los plazos establecidos en la ley (dentro de los plazos establecidos en el artículo 200, pero ellos deben ser conservados por un plazo mayor, cuando las anotaciones y antecedentes contables puedan servir de base para la determinación de impuestos correspondientes a periodos tributarios cuya revisión no se encuentre prescrita). ·         La Resolución N° 13 de 2021 no específica el formato de los archivos ni de la firma, sin embargo, el archivo que ha de generarse para estos efectos, evidentemente debe soportar una firma electrónica.
Como se envían los libros	El resumen debe ser informado al SII mediante la carga del correspondiente archivo resumen en el sitio web sii.cl. Se debe ingresar al sitio personal MiSII en «www.sii.cl» opción «Expediente Electrónico», luego «Sistema de Expediente Electrónico», sección «Mis Carpetas» e ingresar a la carpeta electrónica denominada «Resumen Libros Adicionales o Auxiliares Electrónicos»
Multa	De acuerdo a lo señalado en el inciso final del artículo 17 del Código Tributario, éste se sancionará con la multa prevista en el inciso tercero del número 6 del artículo 97 del Código Tributario. Es decir, con una multa de hasta 30 UTA, con un límite equivalente al 10% del capital efectivo determinado al término del año comercial anterior a aquel en que se cometió la infracción. En caso que el contribuyente no esté obligado a determinarlo o no sea posible hacerlo, la multa a aplicar será de 1 UTA.
Desde cuando se deben enviar los libros	Se deberán generar los libros adicionales o auxiliares en un formato digital a partir del 1° de enero del año en que se encuentren obligados, lo que implicaría generar una emisión retroactiva de los libros adicionales o auxiliares en un formato digital.
Vigencia de la Resolución 13 de 2020	La obligación de generar los libros adicionales o auxiliares es a contar de primer día hábil del mes de agosto del año 2021 (02 de agosto), sin perjuicio de que, voluntariamente, los contribuyentes obligados puedan efectuar emisión retroactiva de los libros adicionales o auxiliares respecto de las operaciones del año 2021.
Contabilidad  Computacional V/S Contabilidad Electrónica	Contabilidad Computacional (Hojas sueltas)	Contabilidad Electrónica
	Los Contribuyentes podrán solicitar sustituir sus libros de contabilidad por contabilidad computacional llevada en hojas sueltas.	Los Contribuyentes podrán acogerse a un  modelo de operación en el cual los libros o informes contables con fines tributarios, son generados y almacenados en un formato digital establecido por el Servicio de Impuestos Interno.
	Normativa: ·         Resolución N° 4228, del 24 de Junio de 1999	Normativa: ·         Resolución N° 150, del 29 de diciembre de 2005
	El contribuyente que se encuentre autorizado para operar mediante «Hojas Sueltas de Contabilidad» no lo obliga por este solo hecho a las disposiciones de la Resolución N° 13 de 2021.	El contribuyente se encuentre autorizado para operar mediante «Contabilidad Electrónica», se encontrará obligado a operar bajo las disposiciones de la Resolución N° 13 de 2021.
Libros adicionales o auxiliares electrónicos que tengan cierres mensuales o anuales	Cierre Mensual	Cierre Anual
	Se deberá generar un libro por cada mes, y respecto de aquellos libros que se deben enviar al SII, se deberán generar doce (12) resúmenes de cierre por año calendario.	Se deberá generar un (1) libro al año.
	Estos deberán ser generados por el contribuyente dentro de los 10 primeros días hábiles del mes siguiente a aquél de que se trate.	Estos deberán ser generados dentro de los 10 primeros días hábiles del mes de enero del año siguiente a aquél de que se trate.
	En el caso de los libros obligados enviar al SII, el archivo que contenga el resumen debe indicar el nombre del libro y el periodo (año-mes), ejemplo: “Libroauxiliar201911”.	En el caso de los libros obligados enviar al SII, el resumen debe indicar el nombre del libro y el año, ejemplo: “Libroauxiliar2019”.
Plazo para entregar la información en caso de ser fiscalizados	En caso de que el Servicio requiera los libros adicionales o auxiliares electrónicos o bien requiera el acceso o conexión a las aplicaciones informáticas o sistemas tecnológicos que los generan, el plazo para entregar la información requerida o perfiles será de 10 días hábiles, contado desde la fecha de la notificación del requerimiento. Lo anterior no obsta del cumplimiento de los requisitos dispuestos en la Resolución Nº 56, de 2017 o de aquella que la modifique, complemente o reemplace, respecto del “Ejercicio de la facultad de acceso o conexión directa a los sistemas tecnológicos que sirvan de soporte de la información contable y tributaria de los contribuyentes”.
Normativa	Resolución N° 13, del 09 de febrero de 2021 Resolución N° 29, del 09 de marzo de 2021 Resolución N° 150, del 29 de diciembre de 2005 Resolución N° 4228, del 24 de Junio de 1999 Resolución N° 44, del 27 de abril de 2021 Resolución 103, del 31 de agosto de 2021

Por Juan Carlos Moscoso G.