Conservación de Facturas y Libros de Contabilidad

Es muy común que existan muchas dudas al respecto de cuanto tiempo conservar los libros de contabilidad y las facturas, boletas y otros documentos de respaldos.

Así el Código Tributario, en el inciso segundo del artículo 17, dispone que los libros de contabilidad, junto con la documentación correspondiente deben ser conservados por los contribuyentes mientras esté pendiente el plazo que tiene el Servicio de Impuestos Internos para la revisión de las declaraciones.

Por su parte, el artículo 200 del Código Tributario, establece para tales efectos un plazo de tres años, contado desde la expiración del plazo legal en que debió pagarse el respectivo impuesto, y excepcionalmente es de seis años cuando se tarta de impuestos sujetos a declaración cuando ésta no se hubiere presentado o la presentada fuere maliciosamente falsa.

De lo expuesto anteriormente se desprende que el Servicio de Impuestos Internos tiene un plazo legal de hasta 6 años para efectuar una revisión de los impuestos declarados por el contribuyente, los libros de contabilidad deberán ser conservados al menos durante este período como sus documentos de respaldo, contado desde la expiración del plazo en que debió efectuarse el pago de los impuestos que tienen como antecedente los respectivos libros de contabilidad. Ahora bien, debo hacer notar que estos plazos pueden verse aumentados, suspendidos o interrumpidos según las normas de prescripciones.

Así entendida, esta norma guarda armonía con la contenida en el artículo 58 de la Ley del IVA (Decreto Ley 825 de 1974), sobre impuestos a las ventas y servicios, que obliga a los contribuyentes sujetos a las disposiciones de dicho cuerpo legal a conservar los duplicados de las facturas y los originales de las boletas emitidas durante un lapso de seis años.

Con respecto a los libros de contabilidad, hay que hacer notar, que aquellos que detentan la calidad de comerciantes según el artículo 7 del Código de Comercio, deberán conservar dichos libros hasta el término de la liquidación de sus negocios en virtud de lo dispuesto por el artículo 44° del mismo Código de Comercio. Pero esta norma se refiere, solo a los libros exigidos por el Código de Comercio y no aquellos de índole tributaria, como el libro de compra ventas por dar un ejemplo.

Cabe señalar que, aplicando este último precepto legal que he señalado, la Superintendencia de Sociedades Anónimas, Compañías de Seguros y Bolsas de Comercio (actual Superintendencia de Valores y Seguros) ha establecido, por Circular 1.298, de 11 de Mayo de 1976, que las sociedades sujetas a su fiscalización "deberán conservar durante toda su existencia los libros de contabilidad, de sesiones de directorio, de Juntas y el Registro de Accionistas", pero esta normativa se refiere a libros y documentos de índole financiero y no tributario.

En mi opinión personal, se pueden presentar muchas situaciones particulares que nos hace necesario conservar los libros de contabilidad, facturas y documentos de respaldos mas allá del plazo de prescripción, ya que se pueden presentar situaciones contractuales con el Servicio de Impuestos Internos, y hay que considerar que el cumplimiento de la carga legal de la prueba, recae sobre el contribuyente, como podría darse a modo de ejemplo en la justificación de inversiones y en otras situaciones que he comentado publicaciones anteriores en este blog.

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